1. ACHTERGROND VAN DE BEVORDERING VAN TOEGANG TOT INFORMATIE ACT

1.1. Wet op de bevordering van toegang tot informatie nr. 2 van 2000, zoals gewijzigd (hierna te noemen “PAIA”), werd op 3 februari 2000 van kracht en heeft tot doel: -

1.1.1. Een cultuur van transparantie en verantwoordingsplicht bevorderen en in stand houden in openbare en particuliere instanties door uitvoering te geven aan het recht op toegang tot informatie, zoals vervat in artikel 32 van de grondwet van de Republiek Zuid-Afrika; en

1.1.2. Actief bevorderen van een samenleving waarin de bevolking van Zuid-Afrika effectieve toegang heeft tot informatie, om de volledige uitoefening en bescherming van hun rechten te cultiveren.

1.2. Op grond van artikel 51 van PAIA, zijn alle particuliere instanties verplicht een handboek samen te stellen, met het oog op de naleving daarvan.

1.3. Verwijzing naar en opname van enige informatie hierin, naast de informatie die specifiek vereist is in termen van Sectie 51 van PAIA, heeft niet tot gevolg dat er rechten of aanspraken ontstaan ​​om dergelijke informatie te ontvangen, tenzij dit is voorgeschreven in termen van PAIA.

1.4. PAIA geeft eenieder die toegang wenst tot een dossier van een particuliere of openbare instantie (hierna te noemen een “AANVRAGER”), een recht om een ​​verzoek om toegang in te dienen bij de informatiefunctionaris van een openbare of particuliere instantie.

1.5. PAIA bepaalt dat verzoeken om toegang tot de voorgeschreven informatie van een bedrijf aan het bedrijf kunnen worden gedaan, en dat het bedrijf verplicht is om dergelijke informatie beschikbaar te stellen, met inachtneming van de toepasselijke wet- en/of regelgevende vereisten, tenzij het verboden is om dergelijke informatie vrij te geven, in termen van PAIA.

2. DOEL VAN DE HANDLEIDING

Deze handleiding is bedoeld om het recht op toegang tot informatie te bevorderen door uit te leggen hoe verzoeken om toegang tot informatie in het bezit van de COMPANY, evenals het type informatie dat de COMPANY houdt, om actief een samenleving te bevorderen waarin de bevolking van Zuid-Afrika effectieve toegang heeft tot informatie om hen in staat te stellen hun rechten uit te oefenen en te beschermen.

3. BEDRIJFSINLEIDING

3.1. Enterprise Africa International (Pty) Ltd met registratienummer, 2016 / 330251/07, (hierna te noemen de “COMPANY”) is een besloten vennootschap naar behoren opgericht en geregistreerd in Zuid-Afrika in overeenstemming met de bepalingen van de Companies Act 71 van 2008, zoals gewijzigd, met statutaire zetel te 300 Acacia Road, Darrenwood, Randburg, Gauteng, 2194.

3.2. De COMPANY is een adviesbureau op het gebied van bedrijfsvoering en administratie dat een scala aan diensten levert aan diverse opdrachtgevers in binnen- en buitenland.

3.3. Deze handleiding van de COMPANY is beschikbaar voor bezichtiging op haar terrein gelegen op 1st Verdieping Kiepersol House, Stonemill Office Park, 300 Acacia Road, Darrenwood, 2194 en aan de BEDRIJF website, die toegankelijk is via: -

3.3.1. https://enter-africa.com/

4. CONTACTGEGEVENS (SECTIE 51(1)(a))

4.1. Hoofd van de COMPANY voor de doeleinden van PAIA en aan wie verzoeken om toegang tot informatie moeten worden gericht is:

4.1.1. De heer Volker Werth

4.2. Contact:

4.2.1. Postadres: PO BOX 4367, Cresta, Gauteng, 2118

4.2.2. Straatnaam 1st Verdieping Kiepersol House, Stonemill Office Park, 300 Acacia Road, Darrenwood, 2194.

4.2.3. Telefoonnummer: +27 11 476 1725

4.2.4. E-mailadres: support@enter-africa.com

5. DE GIDS ALS BEDOELD IN ARTIKEL 10 VAN DE HANDELING (ARTIKEL 51(1)(b))

5.1. De Zuid-Afrikaanse Mensenrechtencommissie heeft een Gids samengesteld, zoals vereist in termen van Sectie 10 van: PAIA, die informatie bevat die redelijkerwijs vereist is voor een persoon die de rechten wil uitoefenen die worden overwogen in PAIAZoals:

5.1.1. Hoe te gebruiken PAIA;

5.1.2. Het doel van PAIA;

5.1.3. Gegevens van alle openbare en particuliere instanties;

5.1.4. De wijze en vorm van verzoeken;

5.1.5. De hulp die beschikbaar is van de South African Human Rights Commission op het gebied van: PAIAund

5.1.6. De voorschriften die zijn gepubliceerd in termen van: PAIA.

5.2. PAIA verleent een AANVRAGER inzage in dossiers van een particulier lichaam, indien het dossier nodig is voor de uitoefening of bescherming van zijn/haar rechten. Indien een openbaar lichaam een ​​verzoek indient, dient het openbaar lichaam te handelen in het algemeen belang.

5.3. Verzoeken in termen van PAIA geschieden volgens de voorgeschreven procedures, tegen de daarvoor vastgestelde tarieven. De formulieren en tarieven worden behandeld in paragraaf 8 en 9 van deze handleiding.

5.4. AANVRAGER worden verwezen naar de Gids in termen van sectie 10 van PAIA, die is samengesteld door de South African Human Rights Commission, die informatie zal bevatten met het oog op de uitoefening van grondwettelijke rechten.

5.5. Toegang tot de Gids kan worden verkregen op de website van de South African Human Rights Commission op: sahrc.org.za.

5.6. De contactgegevens van de Zuid-Afrikaanse Mensenrechtencommissie zijn:

5.6.1. Postadres: Private Bag 2700, Houghton, 2041

5.6.2. Telefoonnummer: +27-11-877 3600

5.6.3. Faxnummer: +27-11-403 0625

5.6.4. E-mail: PAIA@sahrc.org.za

5.6.5. Website: sahrc.org.za

6. SECTIE 52(2) KENNISGEVING (SECTIE 51(1)(b)(ii))

6.1. In dit stadium zijn er geen mededelingen gepubliceerd over de categorieën records die automatisch beschikbaar zijn, zonder dat een persoon toegang hoeft te vragen in termen van PAIA.

6.2. Bepaalde informatie is echter vrij beschikbaar op de BEDRIJF website(s) vermeld in paragraaf 3.3 hierboven, welke informatie omvat, maar niet beperkt is tot: -

6.2.1. Contactgegevens voor de COMPANY evenals de verschillende afdelingen;

6.2.2. Producten en serviceaanbiedingen, evenals de bijbehorende prijzen (indien beschikbaar); en

6.2.3. Gidsen en nieuwsbrieven (indien beschikbaar).

7. INFORMATIE/DOCUMENTATIE BEWAARD IN OVEREENSTEMMING MET ANDERE WETGEVING (SECTIE 51(1)(b)(iii)

7.1. Bepaalde records van de COMPANY zijn beschikbaar in termen van andere wetgeving dan: PAIA. De specifieke records die beschikbaar zijn in termen van dergelijke wetgeving, worden daarin uiteengezet en deze records kunnen in bepaalde gevallen worden geraadpleegd door de personen die in de relevante wetgeving worden vermeld.

7.2. Dienovereenkomstig is informatie beschikbaar in termen van de volgende wetgeving, indien en waar van toepassing:

Item nummer

Wetgeving

1.     

Companies Act 71 van 2008, zoals gewijzigd.

2.     

Copyright Act 98 van 1978, zoals gewijzigd.

3.     

Handelsmerkenwet 194 van 1993, zoals gewijzigd.

4.     

Employment Equity Act 55 van 1998, zoals gewijzigd.

5.     

Wet op de inkomstenbelasting 95 van 1967, zoals gewijzigd.

6.     

Labour Relations Act 66 van 1995, zoals gewijzigd.

7.     

Basiswet arbeidsvoorwaarden 75 van 1997, zoals gewijzigd

8.     

Wet op de belasting over de toegevoegde waarde 89 van 1991, zoals gewijzigd.

9.     

Wet op de bescherming van persoonsgegevens 4 van 2013, zoals gewijzigd.

10.  

Werkloosheidswet 30 van 1996, zoals gewijzigd.

11.  

Electronic Communications and Transactions Act 25 van 2002, zoals gewijzigd

12.  

Compensation of Occupational Injuries and Diseases Act 130 van 1993, zoals gewijzigd

13.  

Consumer Protection Act 68 van 2008, zoals gewijzigd.

14.  

Belastingwet 28 van 2011, zoals gewijzigd.

15.  

Financial Intelligence Center Act 38 van 2001, zoals gewijzigd.

16.  

Mededingingswet 71 van 2008, zoals gewijzigd.

 

7.3. Het bovenstaande is geen volledige lijst van de BEDRIJF toepasselijke statuten, die het bijhouden van gegevens kunnen vereisen.

8. VORM VAN VERZOEK (ARTIKEL 51(1)(b)(iv))

8.1. Om de verwerking van uw verzoek om inzage in een dossier te vergemakkelijken, verzoeken wij u vriendelijk:

8.2. Gebruik het voorgeschreven formulier (Formulier C), welk formulier ook hierbij is gevoegd, gemarkeerd als Bijlage “A”, en beschikbaar op de website van de South African Human Rights Commission op: sahrc.org.za.

8.3. Richt uw verzoek aan het hoofd van de COMPANY.

8.4. Geef voldoende details om de COMPANY te identificeren:

8.4.1. De gevraagde gegevens;

8.4.2. De AANVRAGER (en als een agent het verzoek indient, bewijs van capaciteit);

8.4.3. De vorm van toegang die vereist is;

8.4.4. Het postadres of faxnummer van de AANVRAGER in de Republiek Zuid-Afrika;

8.4.5. Het recht, dat de AANVRAGER probeert uit te oefenen of te beschermen met een uitleg van de reden waarom het dossier nodig is om het recht uit te oefenen of te beschermen;

8.4.6. Indien de AANVRAGER op enigerlei wijze (naast de schriftelijke beschikking), de wijze en bijzonderheden daarvan op de hoogte wil worden gesteld;

8.4.7. Indien het verzoek wordt gedaan namens een persoon, het bewijs te leveren van de hoedanigheid waarin de AANVRAGER doet een dergelijk verzoek, naar tevredenheid van de BEDRIJF

8.5. De COMPANY kan, en moet in bepaalde gevallen, de toegang tot documenten weigeren op een van de gronden uiteengezet in deel 3 van hoofdstuk 4 van PAIA, welke gevallen omvatten, maar zijn niet beperkt tot, het volgende:

8.5.1. Die toegang zou tot gevolg hebben dat persoonlijke informatie over een derde op onredelijke wijze openbaar wordt gemaakt;

8.5.2. De noodzaak om de vertrouwelijke informatie van een derde partij te beschermen;

8.5.3. De noodzaak om de veiligheid van personen en eigendommen te beschermen;

8.5.4. Dat het record bevoorrechte informatie van een derde partij vormt, of de COMPANY zelf; en

8.5.5. Professioneel voorrecht.

8.6. De COMPANY zal binnen 30 (dertig) dagen na de datum van ontvangst van het verzoek een beslissing nemen op een verzoek om vastlegging, tenzij derden op de hoogte moeten worden gesteld of de termijn van 30 (dertig) dagen wordt verlengd zoals bepaald in PAIA. De COMPANY zal de op de hoogte stellen AANVRAGER

8.7. Wanneer een verzoek wordt afgewezen, wordt de COMPANY heeft geen interne beroepsprocedures en de beslissing van het hoofd van de COMPANY is definitief en bindend. Niettegenstaande het bovengenoemde, kunnen externe rechtsmiddelen beschikbaar zijn voor de AANVRAGERZoals:

8.7.1. De AANVRAGER kan binnen 30 (dertig) dagen vanaf de datum van weigering van het verzoek een verzoek indienen bij de rechtbank om een ​​bevel te vragen dat het document of de documenten die worden aangevraagd, beschikbaar moet stellen; of

8.7.2. De AANVRAGER kan binnen 30 (dertig) dagen vanaf de datum van weigering van het verzoek bij de rechtbank een verzoek indienen voor een ander passend bevel.

8.7.3. Daarna zal de rechtbank bepalen of de bescheiden beschikbaar moeten worden gesteld of niet.

8.8. Bovendien, de COMPANY houdt records met betrekking tot bepaalde onderwerpen. Onderstaande tabel geeft een indicatie van de onderwerpen waarop de COMPANY records houdt, evenals de categorieën van records die over elk onderwerp worden bewaard.

ONDERWERPEN WAAROP HET BEDRIJF REGISTREERT.

CATEGORIEN OVER ELK ONDERWERP BEHOUDEN.

DOEL VAN VERWERKING:

Woningen

Vermogensregisters, eigendomsbewijzen en huurovereenkomsten onroerende goederen, verzekeringsgegevens roerende en onroerende goederen.

Om ervoor te zorgen dat ons eigendom goed wordt onderhouden en om ervoor te zorgen dat onze contractuele en wettelijke verplichtingen in verband daarmee worden nagekomen.

Boekhouding

Boekhoudkundige gegevens, debiteurengegevens, crediteurengegevens, verzekeringsrapporten, accountantsrapporten, facturen, factureringsinformatie, afstemmingen, credit-/debetnota's, journaals, jaarrekeningen, grootboeken, balansen, resultatenrekeningen, proefsaldi, betalingsschema's, controleruns en kasstroomoverzichten, tussentijdse en jaarlijkse financiële overzichten.

Om ervoor te zorgen dat onze financiële gegevens nauwkeurig en up-to-date zijn, en om ervoor te zorgen dat we voldoen aan de wettelijke verplichtingen.

Publicaties

Updates, nieuwsbrieven, COMPANY informatie, productinformatie en andere publicaties opgesteld door de COMPANY.

Om klanten en potentiële klanten informatie te verstrekken over onze producten en diensten.

Belastinggegevens

Betaal naarmate u verdient, documenten die aan werknemers zijn afgegeven met betrekking tot inkomstenbelasting, betalingsgegevens aan SARS namens werknemers, COMPANY Belastingteruggave, COMPANY Btw-administratie, Werkloosheidsfondsadministratie

Om te voldoen aan onze contractuele verplichtingen, evenals wettelijke verplichtingen.

Administratiegegevens

Notulen van de vergaderingen van de COMPANY, notulen van vergaderingen van de commissies en subcommissies van de COMPANY, algemene correspondentie, huurovereenkomsten, kopieën en correspondentie met betrekking tot verschillende verzekeringspolissen, salarispapieren, beveiligingssystemen en operationele administratie.

Om ervoor te zorgen dat ons bedrijf werkt in overeenstemming met de wettelijke en/of contractuele verplichtingen.

Personeelsdossiers

Arbeidsovereenkomsten, lijst van werknemers, arbeidsvoorwaarden, loonadministratie, tuchtregister, verlofadministratie, beloningsadministratie, arbeidsvoorwaarden, functiespecificaties, prestatiebeoordelingen, gezondheids- en veiligheidsadministratie personeelsdossiers, door derden verstrekte gegevens met betrekking tot personeel, informatie met betrekking tot potentiële werknemers, waaronder curricula vitae en sollicitatieformulieren, belastinginformatie voor werknemers, bijdragen aan verzekeringsfondsen, documenten met betrekking tot disciplinaire en klachtenprocedures en alle sollicitaties, beloningsbeleid.

Om ervoor te zorgen dat we aan onze contractuele en wettelijke verplichtingen jegens onze medewerkers kunnen voldoen.

Marketing

Inhoud voor de BEDRIJF website, klantenrecords, databases, productrecords mailinglijsten voor klanten en potentiële klanten en algemene correspondentie.

Om ervoor te zorgen dat we op de markt brengen in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke bepalingen.

Klanten

Klantinformatie en documentatie inclusief documentatie op het gebied van VAIS, correspondentie met klanten en correspondentie met derden.

Om te voldoen aan onze contractuele verplichtingen en wettelijke verplichtingen.

Leveranciers

Leverancierslijsten en details, overeenkomsten met leveranciers, ondersteunings- en onderhoudsovereenkomsten, programma's inclusief softwarelicentieovereenkomsten.

Om te voldoen aan onze contractuele

Informatie Technologie

Het netwerk en de systemen erop, computersoftware voor informatietechnologie, gegevens met betrekking tot computersystemen.

Om ervoor te zorgen dat onze informatietechnologiesystemen optimaal blijven werken.

 

9. RELATIE MET DE BESCHERMING VAN PERSOONLIJKE INFORMATIE ACT 4 VAN 2013, ZOALS GEWIJZIGD ('POPIA') (ARTIKEL 51(1)(c)(i) - 51(1)(c)(v))

9.1. De COMPANY zal alleen verzamelen PERSOONLIJKE GEGEVENS in overeenstemming met een artikel 13 van POPIA;

9.2. Een dergelijke verzameling dient voor een specifiek en expliciet omschreven en wettig doel dat verband houdt met een functie of activiteit van de COMPANY en worden verwerkt in overeenstemming met de bepalingen van hoofdstuk 3 van POPIA;

9.3. De COMPANY verzamelt en verwerkt PERSOONLIJKE GEGEVENS van verschillende categorieën van GEGEVENSONDERWERPEN, inclusief maar niet beperkt tot, de BEDRIJF klanten (hetzij een natuurlijke persoon of rechtspersoon), de BEDRIJF leveranciers en de BEDRIJF

9.4. De PERSOONLIJKE GEGEVENS bedoeld in het derde lid, heeft betrekking op de BEDRIJF wettelijke verplichtingen jegens de bovengenoemde categorieën van GEGEVENSONDERWERPEN of deze verplichtingen bestaan ​​op het moment van publicatie van deze handleiding, of in de toekomst;

9.5. De ontvangers van de PERSOONLIJKE GEGEVENS verwerkt door de COMPANY zijn alleen geautoriseerde personen binnen de COMPANY en / of een ONDERNEMER, zoals bepaald in artikel 20 van POPIA, in de zin van een tussen de ONDERNEMER en COMPANY;

9.6. De COMPANY zal alleen delen PERSOONLIJKE GEGEVENS over de grenzen van de Republiek Zuid-Afrika, in overeenstemming met sectie 72 van POPIAund

9.7. De COMPANY voert regelmatig risicobeoordelingen uit om de integriteit van de maatregelen voor informatiebeveiliging te handhaven en te beveiligen, met als enig doel de COMPANY beschermt de GEGEVENSONDERWERP, van welke categorie dan ook, PERSOONLIJKE GEGEVENS blijft vertrouwelijk en behoudt zijn integriteit.

10. BESCHIKBAARHEID OP AANVRAAG (SECTIE 51(3)(c))

10.1. Voor verzoeken (anders dan persoonlijke verzoeken) geldt het volgende:

10.1.1. EEN VERZOEKSTER moet de voorgeschreven vergoedingen (R50.00) betalen voordat een verzoek wordt verwerkt;

10.1.2. Indien de voorbereiding van het gevraagde dossier meer dan de voorgeschreven uren (zes) vereist, wordt een borg betaald (van niet meer dan een derde van de toegangsvergoeding die verschuldigd zou zijn indien het verzoek zou worden ingewilligd);

10.1.3. Een VERZOEKSTER kan een verzoekschrift indienen bij de rechtbank tegen de offerte/betaling van de aanvraagtaks en/of het depot;

10.1.4. Dossiers kunnen worden achtergehouden totdat de leges zijn betaald.

10.1.5. Betalingen dienen te worden gedaan aan het BEDRIJF.

10.2. De tariefstructuur is beschikbaar op de website van de South African Human Rights Commission op: sahrc.org.za, en is hierbij als bijlage "B" aangehecht.

11. BESCHIKBAARHEID VAN DE HANDLEIDING (SECTIE 51(1)(3))

Deze handleiding ligt ter inzage op de kantoren van de COMPANY tijdens kantooruren en gratis, evenals op de BEDRIJF website(s), die toegankelijk zijn via:

11.1.1. https://enter-africa.com/

Klik hier voor bijlage A

Klik hier voor bijlage B